Archiviazione ottica - basta con la carta

Vai ai contenuti

Menu principale:


Archiviazione ottica



Cos’è l’archiviazione ottica?

         Quando parliamo di Archiviazione Ottica, intendiamo la trasformazione dei documenti da analogici a digitali.

         È quindi possibile abolire l’uso della carta attraverso procedure stabilite dall’Ordinamento Giuridico Italiano.

         Utilizzando supporti ottici è possibile archiviare velocemente e con un ridottissimo consumo di spazio tutta la documentazione rilevante di Enti Pubblici, aziende, contribuenti, professionisti e Uffici Giudiziari.

         E’, inoltre, possibile la trasformazione di vecchi archivi cartacei in archivi digitali liberando preziose risorse in qualsiasi organizzazione, mantenendo nel contempo inalterata la loro dignità giuridica. Tale operazione è garantita dalla firma digitale, cioè lo strumento più adeguato a garanzia di autenticità e integrità dei documenti conservati digitamente.


L’archiviazione ottica nel dettaglio

         Grazie alla riforma della Pubblica Amministrazione è ora possibile trasferire gli archivi cartacei su supporti informatici, mantenendo inalterata l’efficacia legale dei documenti digitali così creati.

         Quando si parla di archiviazione ottica ci si riferisce spesso al cosiddetto documento informatico. Quest’ultimo può essere inteso sia come documento già inizialmente su supporto elettronico, sia come documento cartaceo poi convertito in formato digitale. Per garantire un flusso documentale efficace ed efficiente è necessario porre molta attenzione alla conservazione e alla classificazione dei documenti informatici: devono essere garantite integrità, identità, provenienza, reperibilità, sia in riferimento al singolo documento che a interi gruppi.

         A questo riguardo rivestono particolare importanza la classificazione e la fascicolazione dei documenti.

         La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l’Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa.

Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa dispone infatti che in ciascuna Amministrazione sia presente un servizio che si occupi della gestione informatica dei flussi dei documenti e degli archivi.


Come avviene la procedura di archiviazione ottica?
Procedura di archiviazione ottica

L’archiviazione ottica di un documento analogico (pensiamo ad una fattura ricevuta da un nostro fornitore), avviene mediante l’uso di uno scanner, uno strumento informatico che permette di trasformare dati su carta in dati digitali e quindi visualizzabili sullo schermo del computer e facilmente archiviabili in supporti fisici (cd, chiavette USB, ecc.) o attraverso l’utilizzo di sistemi cloud.
         Vi sono in commercio numerosi software che garantiscono un’archiviazione elettronica efficace ed efficiente nel pieno rispetto della normativa [call to action al software].
         Generalmente vi sono due modalità di scansione dei documenti tramite ocr (optical character recognition – riconoscimento ottico dei caratteri) e per immagine.
         Nel primo caso il software individua e riconosce i caratteri presenti nel documento e li dispone in un file di testo utilizzabile da un qualsiasi editor visuale (come Micrososft Word, ad esempio). La tecnologia attuale permette ottimi risultati: questi, tuttavia, dipendono in larga misura dal grado di conservazione del documento cartaceo originale, dalla qualità di stampa dello stesso, ecc.. Pertanto spesso sono necessarie piccole correzioni. La scansione per immagine prevede invece la trasformazione del documento cartaceo in un file di immagine, pertanto viene sempre preservato il testo di quest’ultimo.


Modalità di inserimento dei dati

smaterializzazione-documenti

         Possono essere individuate tre distinte modalità di inserimento dati nel corso di una sessione di archiviazione elettronica:

1 - Modalità tradizionale: i dati vengono inseriti in sequenza, secondo l’ordinamento desunto dai documenti cartacei. i dati possono poi presentarsi in posizione fissa o variabile a discrezione dell’operatore. Questa modalità è totalmente automatizzata.
2 - Modalità da immagine e modifica manuale: questa modalità prevede la trasformazione in formato digitale tramite ocr richiedendo, però, attività di correzione manuale.
3 - Modalità on line: viene affidato in outsourcing l’archiviazione ottica. In questo caso una società che offre tale servizio, offre del personale, opportunamente addestrato, che riceve dalla società appaltante il servizio una prima scansione della documentazione e procede, poi, alla correzione dei documenti digitali. Questo servizio si rivela molto valido per aziende di grosse dimensioni, consentendo di ottimizzare le risorse risparmiando tempo e spazi.





Torna ai contenuti | Torna al menu